Texte kürzen, ohne wichtige Informationen zu verlieren
Kürzen bedeutet, den gleichen Inhalt in weniger Worten zu sagen. Zusammenfassen bedeutet, aus einem Text die Hauptpunkte auszuwählen und den Rest wegzulassen. Beim Kürzen sollen die relevanten Aussagen erhalten bleiben. Beim Zusammenfassen wählst du aus, welche Informationen für den jeweiligen Zweck nötig sind.
Die folgenden Beispiele sind eigens erstellte Illustrationen, keine protokollierten Ergebnisse des Tools.
Die Schwierigkeit beim Kürzen liegt darin, dass nicht jede Wiederholung überflüssig ist. Wörter wie eventuell, spätestens und sofern tragen Bedingungen, Fristen und Einschränkungen. Streichst du sie, ändert sich die Bedeutung des Satzes, auch wenn er kürzer wirkt. Ein gekürzter Text ist dann nicht straffer, sondern falsch.
Der Unterschied zwischen Kürzen und Zusammenfassen
Wer einen Text straffen will, braucht eine klare Vorstellung davon, was erhalten bleiben muss. Beim Kürzen bleibt der gesamte Inhalt erhalten, nur die Formulierung wird dichter. Beim Zusammenfassen entscheidest du, welche Aussagen wichtig sind, und lässt den Rest weg.
Ein Beispiel. Ausgangstext: "Die Abteilung hat am Montag entschieden, dass das neue Onboarding-Programm ab dem 1. Juni startet. Die ersten beiden Wochen dienen der Einarbeitung, danach folgt die eigenständige Arbeit mit wöchentlichem Austausch."
Gekürzt: "Die Abteilung hat am Montag beschlossen: Das Onboarding-Programm startet am 1. Juni. Die ersten zwei Wochen dienen der Einarbeitung, danach folgt eigenständige Arbeit mit wöchentlichem Austausch."
Zusammengefasst sieht der Text anders aus: "Das Onboarding-Programm startet am 1. Juni."
Die Zusammenfassung hat Informationen entfernt: den Zeitpunkt der Entscheidung, die zwei Wochen Einarbeitung und den wöchentlichen Austausch. Wer diese Details braucht, etwa für einen Projektplan, dem hilft sie nicht. Wer nur das Startdatum für einen Kalender sucht, dem reicht sie.
Unter Text umschreiben findest du die Funktion zum Kürzen. Sie soll Formulierungen straffen und die Substanz erhalten. Zusammenfassen wählt die Hauptpunkte aus. Für eine kürzere E-Mail mit demselben Sachverhalt eignet sich die Kürzen-Funktion. Für einen Überblick über einen langen Bericht eignet sich eine Zusammenfassung. Prüfe in beiden Fällen das Ergebnis neben dem Original.
Warum eventuell, spätestens und sofern beim Kürzen bleiben müssen
Drei Wortgruppen verändern die Bedeutung eines Satzes so stark, dass sie beim Kürzen nicht wegfallen dürfen: Unsicherheitsmarker, Fristen und Bedingungen.
Unsicherheitsmarker wie eventuell, voraussichtlich und möglicherweise sagen, dass eine Aussage nicht sicher ist. Streichst du sie, wird aus einer Vermutung eine Zusage.
Original: "Eventuell müssen wir den Termin für das Kundengespräch um eine Stunde nach hinten verschieben."
Schlecht gekürzt: "Wir müssen den Termin für das Kundengespräch um eine Stunde nach hinten verschieben."
Die erste Version sagt, dass eine Verschiebung im Raum steht. Die zweite stellt die Verschiebung als notwendig dar. Schickst du die zweite Version an einen Kunden, stellst du eine noch offene Änderung als notwendig dar. Gut gekürzt: "Der Termin für das Kundengespräch verschiebt sich eventuell um eine Stunde."
Fristen gehören ebenfalls in den Text. Das Wort spätestens markiert den letzten möglichen Zeitpunkt. Ohne es kippt die Aussage.
Original: "Bitte beachten Sie, dass die Zahlung spätestens am 15. Oktober bei uns eingehen muss."
Schlecht gekürzt: "Die Zahlung muss am 15. Oktober bei uns eingehen."
Die gekürzte Version klingt, als müsse die Zahlung genau an diesem Tag ankommen. Gemeint ist, dass sie bis dahin ankommen muss, also auch früher darf. Gut gekürzt: "Die Zahlung muss spätestens am 15. Oktober bei uns eingehen."
Bedingungen erkennst du an Wörtern wie sofern, falls und vorausgesetzt. Sie knüpfen eine Zusage an eine Bedingung. Fällt die Bedingung weg, wird aus einer bedingten Zusage eine unbedingte.
Original: "Wir liefern die Ersatzteile am Freitag aus, sofern die Zahlung bis Donnerstagmittag eingegangen ist. Andernfalls verschiebt sich die Lieferung auf Montag."
Schlecht gekürzt: "Wir liefern die Ersatzteile am Freitag aus. Die Zahlung muss bis Donnerstagmittag eingegangen sein."
Die gekürzte Version nennt die Zahlungsfrist, aber sie sagt nicht mehr, was passiert, wenn die Zahlung ausbleibt. Der Leser weiß nicht, ob die Lieferung dann trotzdem kommt. Gut gekürzt: "Die Ersatzteile liefern wir am Freitag aus, sofern die Zahlung bis Donnerstagmittag eingeht. Sonst folgt die Lieferung am Montag."
So erkennst du, welche Wörter beim Kürzen bleiben müssen
Beim Kürzen hilft eine einfache Prüfung: Was würde der Leser falsch verstehen, wenn der Satz wegfällt? Zahlen, Namen, Daten und Negationen prüfst du besonders sorgfältig. "Drei Tage" ist nicht "ein paar Tage", "nicht verfügbar" ist nicht "verfügbar". Auch die Zuordnung zu einer Person oder Abteilung gehört dazu: Aus "Frau Berger prüft den Antrag" wird mit "Der Antrag wird geprüft" eine Aussage ohne benannte Zuständigkeit.
Weglassen kannst du Füllwörter und Wiederholungen. Lange Wendungen lassen sich oft verkürzen: Aus "eine Prüfung durchführen" wird "prüfen", aus "im Hinblick auf" je nach Zusammenhang "für" oder "zu". Den Auftakt "wir möchten Sie informieren, dass" kannst du häufig durch die eigentliche Nachricht ersetzen. Prüfe dabei, ob der Bezug weiterhin stimmt. Auch doppelte Erklärungen, die der Leser schon aus dem Kontext kennt, dürfen verschwinden.
Ein Beispiel aus einer E-Mail. Original: "Wir möchten Sie darüber informieren, dass sich die Wartung des Servers, die ursprünglich für den 12. Oktober vorgesehen war, voraussichtlich um zwei Tage verschiebt. Der neue Termin ist daher voraussichtlich der 14. Oktober. Sollte es zu weiteren Änderungen kommen, werden wir Sie umgehend benachrichtigen."
Schlecht gekürzt: "Die Server-Wartung verschiebt sich auf einen späteren Tag. Wir benachrichtigen Sie bei Änderungen."
Dabei gehen mehrere Angaben verloren: Die ursprüngliche Planung und die Verschiebung um zwei Tage fehlen. Außerdem: Das Wort voraussichtlich ist verschwunden, also erscheint die Verschiebung als sicher. Und umgehend ist gestrichen, der Leser weiß nicht mehr, wie schnell die Nachricht kommt. Gut gekürzt: "Die Server-Wartung verschiebt sich voraussichtlich um zwei Tage vom 12. auf den 14. Oktober. Bei weiteren Änderungen benachrichtigen wir Sie umgehend."
Diese Version behält den ursprünglichen Termin, weil er dem Leser hilft, die Verschiebung einzuordnen. Sie behält die Unsicherheit und die Zusage, schnell zu informieren. Gestrichen sind nur die einleitende Höflichkeitsfloskel und die wiederholte Beschreibung des neuen Termins.
Nach dem Kürzen lohnt ein Gegenlesen mit Blick auf die kritischen Stellen: Stehen alle Zahlen noch da? Sind alle Fristen mit ihren Einschränkungen wie spätestens oder bis zum erhalten? Bleiben Bedingungen mit sofern oder falls erkennbar? Bleibt eine Unsicherheit als solche markiert? Wenn du diese Fragen mit Ja beantworten kannst, prüfe noch, ob der Text gut lesbar ist und weiterhin dasselbe ausdrückt. Ein etwas längerer Satz kann die bessere Wahl sein, wenn er eine Bedingung deutlicher macht.